Notice d'information

Le présent document vise à vous informer sur la manière dont Luxinnovation traite vos données à caractère personnel (ci-après « Vos Données ») dans le cadre de la plateforme E-Holzhaff (https://www.e-holzhaff.lu/, ci-après la « Plateforme ») conformément aux règles fixées par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après le « RGPD »).

Dans tous les cas, Luxinnovation s'engage à respecter le principe de minimisation des données et veille à ce que seules les données appropriées et pertinentes soient traitées comme l'exigent les objectifs définis.

Qui est le Responsable du traitement ?

Luxinnovation GIE (ci-après « Luxinnovation » ou le « Responsable du traitement »), une société constituée et ayant son siège social Avenue des Hauts-Fourneaux 5 à L-4362 ESCH-sur-ALZETTE, est le Responsable du traitement, ce qui signifie qu'elle détermine les finalités et les moyens du traitement de Vos Données.

Quelles sont les données à caractère personnel qui sont collectées ?

Dans le cadre de la Plateforme, les données à caractère personnel que Luxinnovation collecte à votre sujet peuvent inclure les éléments suivants :

Nom(s), prénom(s) ;
Entreprise (le cas échéant) ;
Numéro de TVA (le cas échéant) ;
Coordonnées de contact :
- Téléphone fixe/mobile (professionnel ou personnel, en fonction de ce qui est fourni par la personne concernée) ;
- E-mail (professionnel ou personnel, en fonction de ce qui est fourni par la personne concernée) ;
- Adresse postale ;
Communications échangées par le biais de la messagerie.

Pour quelles finalités Luxinnovation traite-t-elle Vos Données, et quelle est la base de licéité de ces opérations de traitement ?

Le RGPD exige que tout traitement repose sur l'une des six bases de licéité qu'il énumère :

le consentement de la personne concernée,
la nécessité d'exécuter un contrat conclu avec la personne concernée ou de prendre des mesures précontractuelles à la demande de celle-ci,
une obligation légale,
la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique,
le fait que le traitement est nécessaire à Luxinnovation pour l'exécution de ses missions d'intérêt public[1], ou
l’intérêt légitime du Responsable du traitement.

Dans le cadre de la Plateforme, Vos Données sont traitées pour les finalités suivantes (la base de licéité étant à chaque fois précisée) :

pour créer et gérer le compte d’acheteur et/ou de vendeur des utilisateurs sur la Plateforme sur la base de l’exécution du contrat conclu entre Luxinnovation et les utilisateurs de la Plateforme (ou de la prise de mesures précontractuelles avec la personne concernée) ;
vérifier la légitimité des comptes (y compris des comptes en cours de création) et le respect des Conditions générales d’utilisation, sur la base de l’intérêt légitime de Luxinnovation à prendre les mesures nécessaires pour éviter les fraudes ;
permettre aux personnes concernées d’utiliser les fonctionnalités de la Plateforme et en particulier publier les offres de vente et d’achat de bois ou de services liés sur la Plateforme (étant entendu que les offres ne contiennent qu’un nombre limité de données à caractère personnel) et entrer en contact avec d’autres utilisateurs de la Plateforme par le biais de la messagerie, sur la base de l’exécution du contrat conclu entre Luxinnovation et les utilisateurs de la Plateforme ;
permettre, moyennant un engagement de confidentialité, à un repreneur éventuel de la Plateforme d’en évaluer les caractéristiques et d’obtenir un aperçu des comptes créés sur la Plateforme, sur la base de l’intérêt légitime de Luxinnovation à pouvoir vendre ou céder la Plateforme ;
gérer les contentieux éventuels, sur la base de l’intérêt légitime de Luxinnovation à protéger ses droits légaux et contractuels.
envoyer des communications de marketing direct, sur la base de l’intérêt légitime de Luxinnovation à promouvoir la Plateforme ;
réaliser des statistiques sur la Plateforme et le secteur du bois de manière générale, sur la base de l’intérêt légitime de Luxinnovation à disposer d’une visibilité sur ses activités.

Les personnes concernées peuvent, à leur discrétion, refuser de communiquer leurs Données à caractère personnel à Luxinnovation. Dans ce cas, cependant, certains services de Luxinnovation peuvent ne pas être disponibles (par exemple, les personnes concernées ne pourront pas créer un compte d'utilisateur sur la Plateforme).

Pourquoi Luxinnovation partage-t-elle Vos Données ?

Vos Données peuvent également être traitées par les destinataires des données de Luxinnovation (les « Destinataires ») qui, dans le contexte des finalités mentionnées ci-dessus, font référence à tout tiers soutenant les activités de Luxinnovation.

Pour les finalités susvisées, Luxinnovation peut transférer Vos Données à :

ses partenaires institutionnels (ministères, administrations et/ou fédérations luxembourgeois, chambres professionnelles, universités, organismes de recherche publics, ambassades, organisations commerciales) ou non institutionnels (organismes de recherche privés luxembourgeois, prestataires de services pour l'organisation conjointe d'événements, par exemple),
ses prestataires de services pour l'envoi de bulletins d'information et d'autres publications,
ses sous-traitants qui traitent les données pour son compte ;
un repreneur potentiel de la Plateforme pour permettre à celui-ci de l’évaluer.

Les Destinataires peuvent, sous leur propre responsabilité, divulguer les Données à caractère personnel à leurs agents et/ou délégués (les « Sous-Destinataires »), qui traiteront les Données à caractère personnel dans le seul but d'aider les Destinataires à fournir leurs services à Luxinnovation et/ou à respecter leurs propres obligations légales.

Combien de temps Vos Données seront-elles conservées ?

La durée de la conservation de Vos Données sera déterminée par :

les finalités détaillées ci-dessus ;
d’éventuelles obligations légales ou réglementaires de conservation de données ;
le délai de prescription légal applicable.

En pratique, deux ans après votre dernière interaction avec la Plateforme, nous vous enverrons un e-mail vous avertissant que votre compte sera bientôt supprimé. A défaut de réponse à cet e-mail, le compte sera supprimé.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits. Vous trouverez ci-dessous une brève description de ces droits et de la manière dont vous pouvez les exercer.

Droit à l’information : Vous pouvez nous adresser toute question concernant l’enregistrement et le traitement de Vos Données.

Droit d’accès : Vous pouvez, à tout moment, et en nous adressant une demande écrite, obtenir la confirmation que les données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’une copie gratuite de celles-ci.

Droit de rectification : Vous pouvez, à tout moment, et en nous adressant une demande écrite, obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes. Vous pouvez, de la même façon, solliciter que les données incomplètes soient complétées.

Droit à l'effacement : Vous pouvez, à tout moment, et en nous adressant une demande écrite, obtenir la suppression de Vos Données, à condition que l’un des motifs suivants s’applique :
les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement et il n’existe pas d’autre base de licéité pour celui-ci ;
vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour celui-ci ;
les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez solliciter, en nous adressant une demande écrite, la limitation du traitement pour l'un des motifs suivants :
vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’exactitude des données) ;
en cas de traitement illicite, vous vous opposez à l’effacement de Vos Données et sollicitez la limitation de leur utilisation ;
nous n’avons plus besoin de Vos Données pour des finalités de traitement, mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’existence de motifs légitimes poursuivis par Luxinnovation qui prévaudraient sur les vôtres).

Lorsque la limitation du traitement est octroyée, les données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, plus être traitées qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public.

Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, et en nous adressant une demande écrite, pour des motifs tenant à votre situation particulière, au traitement de Vos Données fondé sur l'exécution d'une mission d'intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons.

Nous ne traiterons plus ces données à caractère personnel, à moins qu’il ne soit démontré qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.

Droit à la portabilité : Vous avez le droit, en nous adressant une demande écrite, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que Luxinnovation n’y fasse obstacle, lorsque :
le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ; et
le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.

Droit de retrait du consentement : Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment en nous adressant une demande écrite. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Droit d’introduire une réclamation : Nous fournissons nos meilleurs efforts pour veiller au respect de nos obligations légales en matière de protection des données et pour donner suite le plus rapidement possible à toute réclamation qui nous serait adressée à cet égard.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel effectué par Luxinnovation et pour toute demande concernant l'exercice de vos droits, veuillez contacter le Délégué à la protection des données de Luxinnovation : DPO@luxinnovation.lu.

Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas satisfait de la réponse reçue, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle du Luxembourg :

Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNPD »)

15, Boulevard du Jazz

L-4370 Belvaux

GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG

Vous avez également la possibilité de vous adresser à l’autorité de contrôle de votre pays. Vous trouverez les coordonnées de contact de toutes les autorités de contrôle ici : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

[1] Telles que décrites dans les statuts coordonnés de Luxinnovation, publiés au Registre de Commerce des Sociétés Luxembourgeoises, sous la référence C16 : https://gd.lu/rcsl/2DXWJm